Iga ettevõtja, kes tegutseb Eestis või teeb äri Euroopa Liidu siseturul, puutub varem või hiljem kokku terminiga käibemaksukohustuslase number ehk KMKR-number. See on ettevõtte digitaalne visiitkaart, mis tõendab, et tegemist on ametliku ja kontrollitud subjektiga, kellel on õigus ja kohustus arveldada käibemaksuga vastavalt Euroopa Liidu reeglitele. Kuigi esmapilgul võib see tunduda lihtsalt ühe juhuslike numbrite jadana, mängib see tegelikkuses üliolulist rolli nii raamatupidamises, maksukohustuste täitmises kui ka usalduse loomisel äripartnerite vahel. Selles artiklis selgitame põhjalikult, mis see number endast kujutab, miks see on vajalik ja kuidas saate veenduda oma koostööpartneri tausta autentsuses.
Mis on käibemaksukohustuslase number ehk KMKR-number?
Käibemaksukohustuslase number, mida tuntakse rahvusvaheliselt lühendiga VAT (Value Added Tax) number, on unikaalne kood, mis antakse ettevõttele, kes on end registreerinud käibemaksukohustuslasena. Eestis koosneb see tähekombinatsioonist EE, millele järgneb üheksakohaline number. See tähistab ettevõtte staatust maksusüsteemis ning eristab tavapäraseid väikeettevõtjaid nendest, kelle äritegevuse maht ületab teatud piirmäära või kes tegelevad rahvusvahelise kaubandusega.
Käibemaksukohustuslaseks olemine ei ole paljudel juhtudel ettevõtja vaba valik, vaid seadusest tulenev kohustus. Kui ettevõtte maksustatav käive ületab Eestis 40 000 eurot kalendriaasta algusest arvates, tekib kohustus end registreerida käibemaksukohustuslasena. Samas on ettevõtjal õigus end vabatahtlikult registreerida ka juhul, kui käive on sellest väiksem, kui selleks on strateegiline vajadus – näiteks kui enamus kliente on teised käibemaksukohustuslased või kui soovitakse tagasi küsida sisseostetud kaupadelt ja teenustelt tasutud sisendkäibemaksu.
Miks on KMKR-number oluline ja kellele see vajalik on?
Selle numbri olemasolu annab nii ettevõttele kui ka tema partneritele kindlustunde. Peamine funktsioon on maksude õige deklareerimine ja arveldamine. Kui müüte teenust või kaupa teise Euroopa Liidu riigi ettevõttele, kes on samuti käibemaksukohustuslane, toimub tehing 0% käibemaksuga (pöördmaksustamine). Selleks, et sellist tehingut korrektselt tõestada, peab arvel olema märgitud nii müüja kui ka ostja kehtiv KMKR-number.
Lisaks maksustamisele on KMKR-number usalduse märk. Kui teete koostööd uue partneriga, võimaldab numbri kontrollimine teil veenduda järgmises:
- Ettevõte on ametlikult registreeritud ja eksisteerib.
- Ettevõte on Maksu- ja Tolliameti poolt aktsepteeritud maksukohustuslasena.
- Teie raamatupidamine saab tehingut korrektselt kajastada, vältides hilisemaid probleeme maksuhalduriga.
Kuidas KMKR-numbrit kontrollida?
Käibemaksukohustuslase numbri kontrollimine on lihtne protsess, mida iga ettevõtja peaks tegema enne uue lepingu sõlmimist või arve väljastamist. Selleks on loodud mitmeid tööriistu, millest kõige usaldusväärsem on Euroopa Komisjoni hallatav VIES (VAT Information Exchange System) süsteem.
VIES kontrollsüsteemi kasutamine
VIES on Euroopa Liidu veebipõhine tööriist, mis võimaldab kontrollida, kas konkreetne ettevõte on teises liikmesriigis käibemaksukohustuslasena registreeritud. Süsteem on ühendatud liikmesriikide riiklike andmebaasidega ja annab reaalajas vastuse: kas number on kehtiv või mitte.
- Avage Euroopa Komisjoni VIES koduleht.
- Valige riik, kus ettevõte on registreeritud.
- Sisestage ettevõtte KMKR-number ilma riigitunnuseta (või koos sellega, olenevalt süsteemi nõudest).
- Süsteem annab vastuse, kas number on aktiivne või kehtetu.
Kui süsteem vastab, et number on kehtetu, ei tohiks te kõnealuse ettevõttega 0% käibemaksuga tehinguid teha. Sellisel juhul tuleks kliendilt paluda korrektset numbrit või rakendada tehingule Eesti tavapärast käibemaksumäära.
Eesti ettevõtete kontrollimine Äriregistrist
Kui soovite kontrollida Eesti ettevõtet, on lisaks Maksu- ja Tolliameti avalikule päringule võimalik kasutada ka Äriregistrit või muid äriandmeid koondavaid keskkondi. Maksu- ja Tolliameti kodulehel on olemas spetsiaalne otsingumootor, kuhu saab sisestada ettevõtte registrikoodi või nime, et näha, kas ettevõttel on aktiivne käibemaksukohustuslase number ja millal see on väljastatud.
Mida teha, kui number ei ole kehtiv?
Oluline on meeles pidada, et ettevõtte staatus võib muutuda. Ettevõte võib olla käibemaksukohustuslasena registrist kustutatud kas vabatahtlikult, tegevuse lõpetamise tõttu või Maksu- ja Tolliameti algatusel rikkumiste korral. Kui avastate, et teie partneri KMKR-number on kehtetu, toimige järgnevalt:
Esiteks, võtke partneriga ühendust ja paluge selgitust. Võib juhtuda, et tegemist on tehnilise veaga või on nad äsja registrist kustutatud. Teiseks, ärge väljastage arvet 0% käibemaksuga, kui te ei ole kindel numbri kehtivuses. Valesti deklareeritud käibemaks võib tuua kaasa trahve ja lisamakse, mille eest vastutab suuresti just müüja.
Korduma kippuvad küsimused
Kas pean kontrollima kliendi KMKR-numbrit iga kord, kui arve väljastan?
Soovitav on kontrollida numbri kehtivust vähemalt tehingu tegemise hetkel. Paljud raamatupidamistarkvarad pakuvad tänapäeval automaatset kontrolli, mis valideerib numbri VIES süsteemi kaudu arve koostamise ajal. See on parim viis riske maandada.
Mida tähendab, kui ettevõte ei ole käibemaksukohustuslane?
See tähendab, et ettevõte ei lisa oma müüdavatele kaupadele või teenustele käibemaksu ja tal ei ole ka õigust sisendkäibemaksu tagasi küsida. See on tavapärane väiksemate ettevõtete puhul, kelle aastane käive ei ületa seadusega kehtestatud piirmäära.
Kas Euroopa Liidu väliste riikide ettevõtetel on KMKR-number?
Euroopa Liidu välistel ettevõtetel ei ole KMKR-numbrit Euroopa Liidu tähenduses. Nendega tehinguid tehes kehtivad teistsugused reeglid, mis puudutavad eksporti ja importi. Sellisel juhul on tavaliselt nõutav tollideklaratsioon, mis tõendab kauba liikumist ja õigustab 0% käibemaksumäära kohaldamist.
Kust ma saan oma ettevõtte KMKR-numbri?
Teie ettevõtte KMKR-numbri väljastab Maksu- ja Tolliamet pärast seda, kui olete esitanud taotluse käibemaksukohustuslasena registreerimiseks. Seda saab teha mugavalt e-MTAs ehk e-maksuametis.
Erinevused registrikoodi ja KMKR-numbri vahel
Tihti aetakse segamini ettevõtte registrikood ja KMKR-number. Registrikood on unikaalne number, mis antakse igale ettevõttele äriregistrisse kandmisel (Eestis koosneb see kaheksast numbrist). See number identifitseerib ettevõtte kui juriidilise isiku. KMKR-number on seevastu aga maksuhalduri poolt väljastatav lisakood, mis tähistab konkreetset maksustaatust. Eestis on KMKR-number sageli seotud ettevõtte registrikoodiga, kuid neil on erinevad funktsioonid ja need kuuluvad erinevatesse andmebaasidesse. Registrikoodi kasutatakse lepingutes ja üldises asjaajamises, KMKR-numbrit aga spetsiaalselt maksuküsimustes ja piiriüleses kaubanduses.
Käibemaksukohustuslase numbri süsteem on kogu Euroopa Liidu ühtne mehhanism, mis on loodud selleks, et tagada läbipaistvus ja vältida maksupettuseid. See on eriti oluline e-kaubanduses, kus piirid ettevõtete vahel on hägustunud. Kui müüte tooteid üle riigipiiride, peate olema teadlik oma kohustustest. Digitaalses maailmas tegutsedes on usaldus valuuta – ja korrektne KMKR-number on esimene tõestus sellest, et olete oma äri ajamisel professionaalne ja seadusekuulekas.
Tänapäeva kiiresti muutuvas ärikeskkonnas on oluline hoida end kursis ka muudatustega maksuseadustes. Käibemaksureeglid võivad riigiti erineda, eriti mis puudutab kaugmüüki ja teenuste osutamist eraklientidele. Kui aga keskendute B2B (ettevõtete vahelisele) kaubandusele, siis KMKR-numbri korrektne haldamine ja selle valideerimine on teie igapäevatöö vundament. Ärge jätke kontrollimist juhuse hooleks, vaid tehke sellest oma raamatupidamisprotsessi loomulik osa. See säästab teid hilisemast peavalust ja tagab sujuva koostööpartnerluse nii Eestis kui ka mujal Euroopas.
